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Digitalisierung in der Verbandsarbeit
Aus dem Maschinenraum
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Digitalisierung in der Verbandsarbeit
Aus dem Maschinenraum
Jetzt kommt auch noch die WVMetalle damit: Digitalisierung – was soll das beim Verband bedeuten, was macht einen Verband digital und was macht er digital?
Verbände sind Netzwerke und Plattformen, sie vertreten Interessen gegenüber der Politik und sie sind Organisationen. Genau im Schnittpunkt dieser Hauptfunktionen findet die Digitalisierung der WVMetalle statt. Wir kommunizieren mit den Mitgliedsunternehmen zunehmend auf digitalen Kanälen und möchten digitale Netzwerke aufbauen. Wir tragen die Botschaften der NE-Metallindustrie vermehrt auf digitalem Weg zu den politischen Entscheidungsträgern und Multiplikatoren (Lobbying). Und wir übertragen unsere internen Abläufe und Prozesse zunehmend in die digitale Welt (Backoffice).
Im Schnittpunkt dieser Hauptfunktionen
findet die Digitalisierung der WVMetalle statt.
Jeder von uns sucht nach Fachinformationen und Gedankenaustausch. Verbände leisten dies über Rundschreiben, Fachpublikationen und Sitzungen. Größter Mehrwert eines Verbandes ist vermutlich der passende Kontext: Wenn ich bei der WVMetalle eine Frage stelle, weiß jeder, was ich meine. Ich bekomme Antworten, mit denen ich etwas anfangen kann. Spezifisches Fachwissen der Mitarbeiter und Benchmarking im Kollegenkreis sind praktische Hilfestellungen.
Die WVMetalle bietet ihren Service für die Mitgliedsunternehmen Schritt für Schritt auch in digitalen Formaten an. Der Zugriff auf die Rundschreiben-Bibliothek über die Webpage und Sitzungen im Video-Format sind heute Standard. Wir denken, dass hier noch mehr Informationsabruf und ‑austausch möglich ist, und arbeiten an neuen Formaten für die Mitgliedsunternehmen. Viele Anstöße dazu haben wir bei einem Workshop zur Digitalisierung im Sommer 2020 gewonnen, von denen wir dieses Jahr zwei konkrete Projekte für die Mitgliederkommunikation umsetzen: Mit dem digitalen Geschäftsbericht entwickeln wir die dritte Online-Ausgabe weiter in diese Richtung. Noch in diesem Jahr wird sich die WVMetalle in einem kurzen Film präsentieren. Mit unseren Mitgliedern wollen wir künftig neben Präsenzterminen durch digitale Unternehmensbesuche den persönlichen Draht aufrechterhalten.
Interessenvertreter müssen dort hingehen, wo die Entscheider versammelt sind. Ursprünglich war dies die Lobby des Parlaments. Heute finden viele Diskussionen und die Vorbereitung von Entscheidungen im digitalen Raum statt. Dies stellt neue Anforderungen an die Kommunikationsformate und ‑orte. Für Wirtschaftsverbände ist dies eine besondere Herausforderung.
Unsere Stellungnahmen, die im Interessenausgleich zwischen den Mitgliedsunternehmen entstehen, müssen weiterhin fachlich präzise und zugleich in 280 Zeichen verständlich sein. Im digitalen Raum kommt es aber nicht nur auf Verdichtung an. Es bedarf einer überzeugenden Antwort auf Emotionalität und Bildsprache.
Die WVMetalle geht bewusst über soziale Netzwerke auf Entscheidungsträger und Multiplikatoren zu und wird die zentralen Beiträge, Botschaften und Forderungen in der digitalen Debatte platzieren. So befassen wir uns mit neuen Akteuren in den sozialen Medien und kommunizieren verstärkt über LinkedIn, das als berufliches Netzwerk viele Möglichkeiten für eine sachorientierte Diskussion bietet und sich gut als Plattform für Terminhinweise eignet.
Die internen Betriebsabläufe unterscheiden sich in der WVMetalle nicht wesentlich von Unternehmen in einer vergleichbaren Größenordnung von bis zu 20 Mitarbeitern. Vieles läuft bei uns in Gesprächen und informellen Verabredungen, was Flexibilität und Schnelligkeit einer kleinen Organisation ausmacht. Aber auch wir wollen unsere kaufmännischen Geschäftsprozesse sauber dokumentieren und zugleich effektiv und effizient steuern.
Mitte 2019 haben wir den digitalen Rechnungseingang eingeführt. Alle Eingangsrechnungen und Belege werden digital und zentral abgelegt und können in der Buchhaltung direkt verarbeitet werden. Gleiches wollen wir spätestens ab 2022 auch bei den Ausgangsrechnungen so handhaben. Parallel dazu werden wir im laufenden Jahr die Ablage der E-Mails in ein Daten-Management-System übertragen. Nach Berechtigungsstufen unterschieden, können dann alle Mitarbeiter auf die E-Mails mittels einer Volltextsuche zugreifen.
Weitere Schritte sind in Vorbereitung, um die internen Abläufe so schlank und schnell wie möglich zu gestalten und damit die Leistungen der WVMetalle für die Mitgliedsunternehmen kostengünstig und bestmöglich zu unterstützen.